OnTime® 来訪者管理オプション for Microsoft

大事なお客様のチェックイン・チェックアウトを記録して
有事の際の連絡体制を整える。

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COVID-19によるビジネスシーンへの影響は近年経験したことのないものです。リモートワークやオンラインミーティングなど新しいスタイルの働き方に OnTime も各種機能のブラッシュアップで対応してきました。そしていよいよ来訪者管理オプションのリリースです。

来訪するお客様情報を会議作成時に受付部門と共有する!

来訪者管理オプションは来訪するゲスト情報をExchangeの予定情報と共に利用出来る OnTime Group Calendar のオプションです。会議主催者、参加者、ゲストだけでなく受付業務の皆さんともゲスト情報を共有頂けます。会議主催者は受付業務の皆さんにゲストへの会議室への案内など対応方法を依頼したり、ドリンクサービスの有無などをお願いできます。さらにCOVID-19がなかなか収束しないなか、実際の入館、退館時刻の記録を受付で行うことで有事が発覚した際に濃厚接触の可能性があるゲストにご連絡することが瞬時に出来ることでしょう。

来訪者管理の簡単ステップ

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1.通常通り社内参加者を選択して会議作成

いつもの会議招集と同じくメインビューで会議参加者を選択して希望日時でマウスをドラッグして会議作成画面を開きます。
右の「来訪者登録」ボタンをクリックします。

2.「新規登録」から来訪者情報を登録

まずは受付場所を選択。すると受付場所によって必要とする項目も含めて入力画面が開きます。こちらの受付場所ではお客様を案内するかどうか、お茶を準備するかどうかが質問されていますね。「対応方法」「給茶」という項目はカスタム項目として追加したものです。独自の項目は受付場所管理画面で作成できます。

3.来訪される人は全員登録しましょう

名札も印刷できるので一つの打ち合わせ毎に来訪者は全員登録しましょう。また、万が一緊急連絡する際もデータとして活用できます。当日に受付メンバーが来訪者管理マネージャーで追加修正も可能です。

4.利用出来る会議室も探しましょう

ビルやフロアだけでなく設備の登録もされていれば、条件で絞り込むこともできます。もちろん項目はOutlookと共有しています。

5.あとはいつもの会議招集

その他の項目を入力します。Teams会議と併用ならTeams会議にチェックを付けてください。また、来訪者登録のところには人数が表示されています。あとはいつものように送信です。Teams会議の場合はリンク付きの会議招待メールが皆さんに送信されます。

来訪者管理マネージャー

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4つのタブで管理

受付場所を選択すると「来訪予定」・「チェックイン」・「チェックアウト」・「全来訪者」タブが現れます。この4つのタブで来訪者の管理をします。
ゲストを選択すると右サイドのゲスト情報画面にどのゲストの「来訪者情報」「参加イベント」「操作履歴」が表示されます。
そして来訪予定タブでは「チェックイン」、チェックインタブには「チェックアウト」を操作できます。

開催者をクリックするとプロファイル画面が表示

上図のゲスト情報画面の開催者のお名前をクリックするとプロファイル画面が表示されます。Teamsの音声通話、ビデオ通話、チャット、もちろん携帯電話、メールなどの連絡方法も。ゲストの来訪を開催者のお好みに合わせてご連絡ください。

イベントの承諾/招待のクリックで出欠がわかる

同じくゲスト情報画面のイベント情報では会議室の名前だけでなく、会議出席人数が把握できます。承諾/招待の人数部分をクリックすると社内外の参加者のお名前とそれぞれの出欠も把握できます。

ゲストカードの印刷

ゲスト情報画面からゲストカードの簡易印刷も出来ます。サーマルプリンターなどをご利用ください。

チェックイン画面です

ゲストがお帰りになる際は、この画面からゲストのお名前を探してチェックアウトしてください。
そして今日が終わる時、このタブにゲストのどなたかが表示されることはありません。もし表示されたらまだ社内にいるかも知れません。あぶないあぶない。

チェックアウト画面です

チェックアウト画面では退館されたゲスト情報が表示されます。履歴にはいつ来館されたかだけでなくゲスト情報の修正時刻なども記録されています。
ここまでが一般的な通常業務ですね。

来訪者管理マネージャーでのその他の機能

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全来訪者タブでは絞り込みからエクスポート

もし期間を指定して当日来館された可能性があるゲストをリストアップしたいときにはこの全来訪者タブの画面をご利用ください。全来訪者タブでは期間を指定してリスト表示やCSV出力してください。

急な変更でも受付場所で内容を編集

ゲストの情報が変更された場合などは受付スタッフにて情報の更新を行いましょう。

もちろん急な来訪でも直接作成出来ます。

飛び込みのゲストの情報も記録として残しましょう。「来訪者登録」ボタンから新規作成出来ます。社内のどなたをアテンドするかも記録しましょう。

来訪者管理マネージャーのアクセス権限の設定

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利用出来るメンバーを指定します

OnTime管理センターで来訪者管理マネージャーを開くことが出来るユーザーや管理者を指定します。また来訪者の情報を保持する日数もこちらで指定します。

受付場所設定画面

この画面ではカバーする会議室の指定や受付スタッフの登録などを行います。
他にも会議主催者へのメール通知の定型フォーマットの編集やカスタム項目の作成を行います。カスタム項目の型もテキスト、複数行テキスト、数値、整数、コンボボックス等が選択できます。

※画面は開発中の画面です。製品では予告なく変更される場合もございます。

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なお記載されている会社名・製品名などには、必ずしも商標表示®をつけておりません。