OnTime® 来訪者管理オプション for Microsoft

大事なお客様のチェックイン・チェックアウトを記録して
有事の際の連絡体制を整える。

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COVID-19によるビジネスシーンへの影響は近年経験したことのないものです。リモートワークやオンラインミーティングなど新しいスタイルの働き方に OnTime も各種機能のブラッシュアップで対応してきました。そしていよいよ来訪者管理オプションのリリースです。

来訪するお客様情報を会議作成時に受付部門と共有する!

来訪者管理オプションは来訪するゲスト情報をExchangeの予定情報と共に利用出来る OnTime Group Calendar のオプションです。会議主催者、参加者、ゲストだけでなく受付業務の皆さんともゲスト情報を共有頂けます。会議主催者は受付業務の皆さんにゲストへの会議室への案内など対応方法を依頼したり、ドリンクサービスの有無などをお願いできます。さらにCOVID-19がなかなか収束しないなか、実際の入館、退館時刻の記録を受付で行うことで有事が発覚した際に濃厚接触の可能性があるゲストにご連絡することが瞬時に出来ることでしょう。

来訪者管理の簡単4つのステップ

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1.通常通り参加者を選択して会議作成

いつもの会議招集と同じくメインビューで会議参加者を選択して希望日時でマウスをドラッグして会議作成画面を開きます。

2.来訪者のメールアドレスを登録して右の「来訪者登録」ボタンをクリック

来訪者のメールアドレスがわかっているなら他の参加者と同じく参加者として登録してください。その後、右端の「来訪者登録」ボタンを押すと該当者情報は引き継がれて表示されます。

3.来訪者を指定して詳細情報を登録します

来訪者登録に必要なゲスト情報を登録しましょう。一度登録された来訪者はメールアドレスをキーに自動登録されます。また「対応方法」「給茶」という項目はカスタム項目として追加したものです。独自の項目は受付場所管理画面で作成できます。

4.あとはいつもの会議招集

保存を押して先ほどの会議招集画面に戻ります。表記が日本語名になりましたし、来訪者登録のところには人数が表示されています。あとはいつものように送信すれば完了です。

来訪者管理マネージャー

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来訪予定タブ

本日以降の来訪予定のゲストのお名前がリストされています。ゲストがお越しになりましたらお名前を選択してください。右サイドにゲストの情報と共に会議主催者からの引き継ぎ事項や連絡事項が表示されます。
チェックインしましょう。

チェックインタブから会議主催者にメール

チェックインタブからも様々な操作が可能です。画面では会議主催者にメール通知を行っています。もちろんお電話での連絡などもどうぞ。

ゲストカードの印刷

ゲスト情報画面からゲストカードの簡易印刷も出来ます。サーマルプリンターなどをご利用ください。

チェックアウト画面です

チェックアウト画面では退館されたゲスト情報が表示されます。履歴にはいつ来館されたかだけでなくゲスト情報の修正時刻なども記録されています。

全来訪者タブでは期間による絞り込み

もし期間を指定して当日来館された可能性があるゲストをリストアップしたいときにはこの全来訪者タブの画面をご利用ください。全来訪者タブでは期間を指定してリスト表示が可能です。

受付場所設定画面

この画面では会議主催者へのメール通知の定型フォーマットの編集やカスタム項目の作成を行います。項目の型もテキスト、複数行テキスト、数値、整数、コンボボックス等が選択できます。

OnTime管理センターで来訪者管理マネージャーの
アクセス権限を設定

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来訪者管理マネージャーを開くことが出来るメンバーを指定します

OnTime管理センターで来訪者管理マネージャーを開くことが出来るユーザーや管理者を指定します。また来訪者の情報を保持する日数もこちらで指定します。

※画面は開発中の画面です。製品では予告なく変更される場合もございます。

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