共有席(フリーアドレス)予約機能

デスクの場所や関連メンバーの存在や空き時間を確認しながら席を予約

共有席(フリーアドレス)の運用管理
みんなどうしてるの?

日本ではフリーアドレス、海外ではシェアードデスク(Shared Desk)、ホットデスク(Hot Desk)、フレキシブルワークスペース(Flexible Workspace)などなど様々な呼び方がされている機能。
OnTimeでは「共有席」と呼ぶことにしました。(文字数を少なくしたくて、、、)
皆さん、どうやって管理してますか?
表計算ソフト?PowerAppsでアプリ作成?まさか手書き台帳?それとも出たとこ勝負で予約無し?
OnTimeで準備できました。
Exchange OnlineかオンプレExchangeサーバーを利用して、OnTimeでちょっとした工夫をすることで使いやすく仕上げました。

共有席(フリーアドレス)予約機能とは?

※クリックで拡大画像をご覧いただけます。

「新規共有席」ってボタンがある!

管理者が共有席の準備を整えて、あなたを共有席を利用するメンバーとして登録したら、メインビューに「新規共有席」というボタンが表示されます。
さっそくクリックしてみましょう。

項目はいたってシンプル

いつものイベント作成画面と似てますが、項目が少ない!しかも公開方法と分類はデフォルトで値が入っている。
「共有席の検索」ボタンを押してみましょう。

空いてる席を探しましょう

希望時間に空いている共有席を場所、ビル、フロア階数で探すことが出来ます。良い席が見つかりそうならアイコンの「i」インジケータをクリックして詳細情報を確認出来ます。
「i」をクリックしてどんな席か確認しましょう。

アイコンの右上の数字に注目!

「i」インジケータをクリックするとその共有席の情報が表示されます。直近で予約が混んでる席なのか、権限があれば誰がよく利用しているかもわかります。
アイコンの右上の数字をクリックしてみましょう、

フロアマップや複数画像で確認

その席が期待した雰囲気や場所なのか、近くに座りたい仲間との距離関係などを確認出来ます。窓際がいいなぁとかドリンクの補給がしやすい場所とか好みで選びましょう。

内容が確定したら「送信」

予約したい共有席を選択したらあとは送信ボタンを押すだけ。もちろん重複チェックはかかっているのでダブルブッキングはされないですよ。

実はもっと簡単な方法が!
空いてる共有席をドラッグするだけ!

既にOnTimeをご存じの人は「おやっ?」って感じましたよね。はい、もっと簡単な方法があります。共有席を一覧表示するグループなどを開いて、空いている共有席の希望時間帯をドラッグするだけで予約できます。これで安心していただけましたか。

モバイルにも専用メニューが!

左上のハンバーガーメニューに「共有席の検索」ボタンを準備しました。早速クリックしましょう。
すると早速当日の日付で検索画面が表示されます。
希望する共有席を選びましょう。
デフォルトで値が設定された登録画面が出てくるので保存。
これなら目的のオフィスに向かいながら予約が出来ますね。
(注意:歩きながらのOnTimeの操作はご遠慮ください。必ず立ち止まって予約しましょう。わずか数秒で完了します。

フロアマップや席の画像の登録は10個まで

フロアマップや机の仕様、座ったときの視線の先の風景など画像は10個まで登録出来ます。

ビルや階数別のグループを準備しましょう

OnTimeの真骨頂。Azure ADやMicrosoft365管理センターに登録された属性を使って表示用のグループを自動生成してくれます。各種グループやCSVなどで二重管理する必要はございませんよ。

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