OnTime® 日程調整オプション(Pollarity) for Microsoft

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2016年に日本で販売開始した OnTime® Group Calendar for Microsoft。メンバーのスケジュールが把握出来るようになり会議開催もし易くなったことでしょう。もしかして会議だらけになっていませんか？予定を埋めていないと勝手に会議招集メールが！その時間はお客様に訪問するつもりだったのに～！

Outlookをご利用の皆さんから一番ご相談受けるのが会議のためのスケジュール調整。
OnTimeのオプションの日程調整をご利用いただくと会議出席依頼の前に希望日時を相談できます。

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1.参加者を選択

会議招集と同じくメインビューで会議参加者を選択して左下にある「新規日程調整」をクリックすると日程調整画面が開きます。

2.回答期限などを指定して送信

この画面でもメールアドレスやお名前で参加者を追加出来ます。あとは表示される全員の空き時間を見ながら開催候補日時を追加していきます。会議名、詳細、回答期限などを入力したら後は「送信して保存」ボタンを押すだけ。

3.回答を確認して日時を決定

皆さんからの回答が届き出すと日程調整画面で回答結果を確認出来ます。各候補日時の最下部には参加可能数の集計が表示されています。チャットのやりとりを確認しながら参加者と参加数を鑑みて最適な日時で「会議招集」ボタンを押しましょう。

4.あとはいつもの会議招集

するといつもの会議招集画面が日時、参加者、件名、詳細などが入力された状態で開きます。必要であれば「会議室検索」からその時間に空いている会議室も追加しましょう。ね、便利でしょ？

スマフォからも日程調整の相談が出来ます

外出先からスマートフォンだけで仕事する人も増えてきましたよね。思い立ったら吉日。会議したくなったときはスマートフォンからも日程調整しましょう。親指だけでサクサク日程調整の相談ができますよ。
※別途 OnTime Mobile クライアントの有償オプションが必要です。

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回答ページのデザインも変更可能

仮押さえ時の公開方法から、他予定と識別のためのタイトルヘッダーの指定。社外の人向けに５つまでリンクも準備出来ます。もちろん社外の人が心配されないようヘッダーに自社ロゴも指定できます。

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リンク付き相談メールが届きます

主催者が日程調整画面で「送信して保存」すると相談先には回答画面へのリンク付きメールが届きます。リンクをクリックすると、OnTimeをご利用であればOnTimeの日程調整画面が、ご利用でないならご利用のブラウザで回答画面が開きます。

OnTime画面にも表示されます

OnTime画面を開いていれば、左下の「日程調整」タブに未回答の件数と共に情報が表示されます。クリックすることで日程調整画面が開きます。

希望日時を選択して回答送信

日程候補日時をクリックするとご自身の前後の予定が表示されます。無理のない候補日時であれば是非チェックボックスをチェックしましょう。複数の候補日にチェックすることも出来ます。後は「送信」をクリックするだけ。全候補日が厳しければ「調整不可と回答」をクリックしましょう。
その際、便利なのが右サイドのチャット機能。この日程調整だけに絞られた会話が操作ログと共に残されていきます。悩んだときは相談して!

スマフォからも回答出来ます

外出先からメールを見る人も増えてきましたよね。開催日時の返答は早ければ早いほど喜ばれます。ここはスマートフォンからサクサクっと返答しましょう。スマートフォンでもご自身の予定と重複しているか確認しながら返事ができます。

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ブラウザから希望日時を回答

営業の皆さん、お客様への訪問日時の調整に苦労していませんか？「日程調整オプション」の真骨頂はこれです。社内外の参加者全員に希望日時の相談が出来るんです。今までの日程調整のメールや電話の苦労がウソのようになくなりますよ。

スマフォからも回答出来ます

外出先からメールを見る人も増えてきましたよね。開催日時の返答は早ければ早いほど喜ばれます。ここはスマートフォンからサクサクっと返答しましょう。メールで返信するようにいちいち挨拶文や開催お礼の文面など考える必要はありません。

相談先への再通知メール

主催者は皆さんからの返答状況を確認して未回答の人達にはワンクリックで再通知メールを送ることが可能です。

主催者への前日の期限通知メール

主催者も忙しいんです。かといって大事な会議なのに会議招集を忘れては元も子もありません。設定した回答期限の24時間前にはOnTimeから主催者にリマインドメールが届きます。

主催者への全員回答の連絡メール

全員から回答があれば、回答期限を待つ必要はありません。OnTimeが全員から回答が来たと教えてくれます。さぁ会議を確定しましょう。

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