OnTime® Group Calendar for Microsoft

Outlookの予定表がグループスケジュール画面だと見にくいをOnTimeが解消。組織カレンダーの大本命がついに登場。
既にエンタープライズ市場で大人数でも高速動作なのが話題になっているグループカレンダーのOnTime。
縦軸にメンバー、横軸にタイムスケール。そう、日本では「行先掲示板」が効率的な仕事には必要なんだ。
だからって動作が遅くては意味がない。OnTimeはそんな高速動作の「行先掲示板」を実現しました。
ハイスピード！エンタープライズ！

そして OnTime はそんな日本のビジネス文化を十分に理解して、フリガナソート、組織階層でのグループ表示、それらもメンテナンスフリーを目指して実装されています。

Microsoft365テナントは別だけどスケジュールを共有したい。
オンプレExchangeとMicrosoft365のハイブリッド状態だがスケジュールを共有したい。
どうします？あきらめます？そんな必要ありません。
OnTimeはMicrosoft365の複数のテナント(ドメイン)、オンプレExchange、ぜーんぶまとめて同時接続してスケジュールを共有出来ます。それでもハイスピード、エンタープライズ！

企業の壁を乗り越えてビジネスは繋がっていきます。Teamsはそんなビジネススタイルを実現出来る素晴らしいツール。OnTimeはそんなやる気満々のチームのメンバーがお互いのスケジュールを把握出来るツールを目指しました。
“Teams meets OnTime”
TeamsのチームのチャネルのタブにOnTimeを追加出来ます。OnTimeタブを開くとそこにはそのチームのメンバーの予定がOnTime画面の中に表示されます。
TeamsのレールにもOnTimeを追加出来ます。いつでもOnTimeはTeamsに寄り添っています。
Teams会議の開催はOnTime標準のDesktopクライアント、Mobileクライアントからもちろん可能です。
チャット、ビデオ通話、音声通話はユーザーアイコンがあれば、どこからでもどうぞ。

OnTime Group CalendarはOutlookのグループスケジュール機能を劇的(当社見解)に機能向上させてくれます。
縦に並ぶユーザーは無制限に高速スクロール。
表示するグループは組織のアドレス帳を階層型ディレクトリのように表示し切り替えも高速。
横軸のタイムテーブルは1日から最大9週まで拡大縮小できます。
権限があるユーザーや会議室を一般的な月カレンダーとしても表示。
予定イベントはドラッグで作成するだけでなく移動やコピーも自由自在。

※クリックで拡大画像をご覧いただけます。

メンバーの予定を把握出来ます

OnTime®を使用すると、参照したい期間にあわせて日ビューや週ビューを簡単に切り替えてメンバーの予定を把握出来ます。また、表示するメンバーの切替は左サイドの階層型アドレス帳のような表示がされたグループから切り替えましょう。更に表示用グループは自由に作成出来るので把握したいメンバーのスケジュール一覧を瞬時に把握できます。また凡例とともに予定の種類も色分けして認識できることでしょう。予定のコピーや移動も思いのまま。

メインビューで会議参加希望者のチェックボックスにチェックをつけます

まるでスケジュールアシスタント！
複数ユーザーや会議室をマウスクリックで選択するだけでビューの上部には緑色の会議可能スロットが表示されます。また、選択されたユーザーの右側に新しいチェックボックスが表示されます。このチェックボックスは、このユーザーを空き時間検索に含めるかどうかを選択出来ます。そのままマウスでドラッグすると、、、、空いてる時間なら緑の帯が、重複してる時間なら赤の帯が出現。

マウスドラッグでイベントの作成

ドラッグして開いたイベント作成画面。作成先がメールボックスだから項目はOutlookと同じです。参加メンバーはドラッグ&ドロップで「必須」から「任意」に移動できます。
送信をクリックすると会議招集メールが参加者に配信されます。OnTimeは参加者の予定も瞬時に同期してメインビューに表示します。また会議召集は未応答ならグレーに表示されます。

メンバー追加はインクリメント検索で

更にメンバーや会議室やリソース(備品)を追加したいなら、文字列を数文字入力するだけでインクリメント検索が行えます。英数文字だけでなくIMEの変換途中でも見つけてくれます。

ユーザーの詳細を知りたければ名前をクリック

クリックしたユーザーのプロファイルと直近の予定がスライドイン。更に予定の詳細を調べるも良し、チャットツールやメールで相談するも良し、次のアクションが実行できます。

会議室は指定日時の拠点やビルやフロアで絞り込み検索

会議室やリソースはビルやフロアを指定して、会議予定の日時で開いている会議室の絞り込み検索も行えます

隣り合った会議室の検索（連結会議室機能）

ホールや宴会場など隣接した部屋を連結して一つの会議室として運用出来る機能です。この機能により同じビルや階数の隣接した複数の会議室の管理、共通空き時間の確認、更に同時予約機能等を実現しました。

当日の予定を俯瞰しながらドラッグして時間変更

更に予定や会議作成画面では右サイドに当日のスケジュールを表示します。当日のスケジュールを確認しましょう。もし変更したい場合はそのままドラッグして変更してください。

空き時間検索もカレンダーを見ながら選択

当日の空き時間が見つからない場合は、カレンダーを見ながら空いている時間を探しましょう。メンバーや会議室を増やした後も改めて「出席可能時間の検索」ボタンで同じ所要時間の空きタイムスロットを一覧表示。

Teamsのオンライン会議も予約しましょう

会議招集時に同時に Microsoft Teamsのオンラインミーティングを同時に予約登録できます。会議参加者には予約されたオンラインミーティングの情報が会議招集と共に送信されます。またオンラインミーティングへの参加は OnTime クライアント画面上のイベント情報にある「オンライン会議に参加」ボタンで参加できます。
参加者に届く会議通知は議長からであり、オンライン会議からではありません。ご安心ください。

送信前の重複チェック

皆さん、会議の送信後に参加者や会議室から辞退メールを受け取ったことありますよね。OnTimeは送信時にリアルタイムで重複チェックを行います。重複が会議室なら部屋や時間を変更しない限り会議メールを送信できず「キャンセル」ボタンが表示されます。重複がユーザーのイベントだけの場合は「はい」「いいえ」が表示されます。

会議室の単体予約も重複予約（ダブルブッキング）は禁止です

Exchangeは仕様上、会議室の予定表で直接作成する予定は重複の場合、後ほど否認されます。OnTimeでは事前に重複予約を行えないように制限することが可能です。OnTimeではロール（権限）で操作できる人に権限を付与して活用ください。そして、ぜひExchangeのアクセス権限では制限をかけて直接作成できないようにしてください。

その他のアクションも左上のアクションボタンから実行

イベント作成以外にも、メール、グループ作成など全てのアクションが左上のアクションボタンに集約されています。

会議参加者は当日の予定を見ながら了承(参加)/辞退(不参加)を決めましょう

会議招待が届いたら、遙か先の予定なので当日の状況なんて覚えていない。そんなときOnTimeは画面右にその日のスケジュールを表示してご案内します。
了承するときは議長にコメントも送信できます。忘れそうならアラーム設定も。

議長は会議の出欠を瞬時に把握できる

大人数な会議開催だと出欠の把握だけでも大変です。OnTimeでは未回答や仮承諾の状態をタブページで瞬時に把握できます。もちろんOnTimeの画面から催促メールも電話も議長の判断でどうぞ。
また当日のオンラインミーティングへの参加は OnTime クライアント画面上のイベント情報にある「ミーティングに参加」ボタンで参加出来るため以前に受け取った招待メールを探す必要もなくなります。

プロファイルカード

プロファイルカードはユーザーディレクトリ。メンバーの名前の列をクリックすることで右サイドからスライドイン。画面右上のディレクトリ検索から直接呼び出すこともできます。プロファイルの各リンクからメール、チャット、電話、URL等をクリックして起動できます。

下部にはそのメンバーのスケジュールエントリ一覧が表示されスクロールで移動も可能です。エントリをクリックして更にプレビューパネルもスライドインします。次の説明をご参照ください。

プロファイルカードパネルはピン留めして常に右サイドに表示もできます。

プレビューパネル

エントリをクリックすることで右サイドからスライドイン。エントリの詳細や会議召集の応答状況が確認出来ます。

もちろんプロファイルカードのイベントリストからも呼び出せます。さらに参加者をクリックすることで参加者のプロファイルカードがスライドインします。もちろんプロファイルカードのリンクからメールや電話を起動できます。

クイック検索

メインビューでは画面上部の検索窓で、ユーザーは名前や部署から、イベントは件名や分類などから検索も行えます。

設定

設定にはユーザーそれぞれがご利用になりたい言語や起動時のビューやグループなどを保存できます。

様々なビューや左サイドのアイコンののご紹介ページはこちらをクリック

各種オプションは OnTme Group Calendar コア（本体）のライセンス/メンテナンスと同数を購入する必要があります。

Mobile クライアント（有料オプション）

その小さいスマートデバイスでグループカレンダーを使い易くするために視認性・操作性をスマートデバイスに特化させたインターフェイスのことです。文字やボタンは大きく、マウス等によるドラッグ＆ドロップの代わりにスマートデバイス特有のスワイプやフリック操作等を利用出来ます。
Mobile クライアントはオプションです。
詳細は専用ページを参照ください。→OnTime Mobile クライアント

日程調整・投票（有料オプション）

空き時間にしてたからって勝手に営業同行を入れられたけど、その日出張だから行けないよ！こんなことってありますよね。そんな時は日程調整機能を使用しましょう。外部にも相談出来るのでお客様含めてみんなで日程調整しましょう。
日程調整はオプションです。
詳細は専用ページをご参照ください。→日程調整オプション

来訪者管理（有料オプション）

会議主催者、参加者、ゲストだけでなく受付業務の皆さんともゲスト情報を共有頂けます。会議主催者は受付業務の皆さんにゲストへの会議室への案内など対応方法を依頼したり、ドリンクサービスの有無などをお願いできます。さらにCOVID-19がなかなか収束しないなか、実際の入館、退館時刻の記録を受付で行うことで有事が発覚した際に濃厚接触の可能性があるゲストにご連絡することが瞬時に出来ることでしょう。
来訪者管理はオプションです。
詳細は専用ページをご参照ください。→来訪者管理オプション

ナビゲーションの１つとしてOnTimeが！

ナビゲーションの１つとしてOnTimeをOutlookに実装出来ます。個人のスケジュールは予定表で。組織のスケジュールはOnTimeでご利用できます。機能は OnTime Desktop クライアントと同じです。Outlookアプリはタブ切り替えで利用するソフトです。OnTimeで組織のスケジュールを参照しながらメール処理をするならばアドオンを利用せずOnTimeはブラウザで利用されることをお勧めします。