OnTime® 日程調整・投票（オプション）for Domino

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OnTime® でメンバーのスケジュールが把握出来るようになり会議開催もし易くなったことでしょう。しかし会議だらけになっていませんか？予定を埋めていないと勝手に会議招集メールが！その時間はお客様に訪問するつもりだったのに～！

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1.参加者を選択

会議招集と同じくメインビューで会議参加者を選択して左下にある「新規日程調整」をクリックすると日程調整画面が開きます。

2.回答期限などを指定して送信

この画面でもメールアドレスやお名前で参加者を追加出来ます。あとは表示される全員の空き時間を見ながら開催候補日時を追加していきます。会議名、詳細、回答期限などを入力したら後は「送信して保存」ボタンを押すだけ。

忙しい相談者はスマートフォンからもスマートフォンならではの操作で同じく日程調整を作成出来ます。
1.メンバーを選んで、
2.候補日を空き日時から選んで、
3.回答期限を指定して、
4.送信ボタンを押すだけ。

3.回答を確認して日時を決定

皆さんからの回答が届き出すと日程調整画面で回答結果を確認出来ます。各候補日時の最下部には参加可能数の集計が表示されています。参加者と参加数を鑑みて最適な日時で「会議招集」ボタンを押しましょう。

4.あとはいつもの会議招集

するといつもの会議招集画面が日時、参加者、件名、詳細などが入力された状態で開きます。必要であれば「会議室検索」からその時間に空いている会議室も追加しましょう。ね、便利でしょ？

相談者は同じくスマートフォンでも同じ操作を行えます。投票結果から最適な日時を選択肢会議招待を作成できます。

5.定例会議の相談は日程調整のコピー機能

役員さんの定例会議とか調整する人は毎回苦労している調整もありますよね。そんな人には日程調整のコピー作成。いつもの参加メンバーにいつもの定例文、日程だけが違っているときにこの機能はとても便利です。全てコピーして作成できるのでや少しでも楽になってください。

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リンク付き相談メールが届きます

相談者が日程調整画面で「送信して保存」すると相談先には回答画面へのリンク付きメールが届きます。リンクをクリックすると、OnTimeをご利用であればOnTimeの日程調整画面が、ご利用でないならご利用のブラウザで回答画面が開きます。

OnTime画面にも表示されます

OnTime画面を開いていれば、左下の「日程調整」タブに未回答の件数と共に情報が表示されます。クリックすることで日程調整画面が開きます。

希望日時を選択して回答送信

日程候補日時をクリックするとご自身の前後の予定が表示されます。無理のない候補日時であれば是非チェックボックスをチェックしましょう。複数の候補日にチェックすることも出来ます。後は「送信」をクリックするだけ。全候補日が厳しければ「調整不可と回答」をクリックしましょう。

忙しい相談先の皆さんもスマートフォンから回答できます。もちろんご自身のスケジュールとの重複もグラフィカルに確認しながら希望日時を投票できます。

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ゲストユーザーも希望日時を回答

営業や外商、渉外の皆さん、お客様との打ち合わせ日時の調整に苦労していませんか？「日程調整オプション」の真骨頂はこれです。社内外の参加者全員に希望日時の相談が出来るんです。今までの日程調整のメールや電話の苦労がウソのようになくなりますよ。

回答用ページにはぜひ組織のロゴやビジネスをご紹介するリンクをご準備ください。

日程調整の必要があるほど忙しいゲストユーザーにいちいちパソコンから回答頂くなんてできません。安心してください。スマートフォンからもご回答いただけますよ。

もちろんスマートフォンページでも組織のロゴやリンクが表示されます。

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相談先への再通知メール

相談者は皆さんからの返答状況を確認して未回答の人達にはワンクリックで再通知メールを送ることが可能です。

相談者への前日の期限通知メール

相談者も忙しいんです。かといって大事な会議なのに会議招集を忘れては元も子もありません。設定した回答期限の24時間前にはOnTimeから相談者にリマインドメールが届きます。

相談者への全員回答の連絡メール

全員から回答があれば、回答期限を待つ必要はありません。OnTimeが全員から回答が来たと教えてくれます。さぁ会議を確定しましょう。

詳細については日程調整オプション設定及び操作マニュアルをご参照ください。こちらをクリック

※画面は開発中の画面です。製品では予告なく変更される場合もございます。

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