OnTime® 日程調整オプション(Pollarity) for IBM

予定が見えるからっていつも直近の空き時間で会議召集しないで~!!!

OnTime for IBM
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2012年に日本で販売開始した OnTime® Group Calendar for IBM。メンバーのスケジュールが把握出来るようになり会議開催もし易くなったことでしょう。もしかして会議だらけになっていませんか?予定を埋めていないと勝手に会議招集メールが!その時間はお客様に訪問するつもりだったのに~!

会議の開催日時は参加者に聞いてから決めましょう!

なんと社外の人にも相談出来る「日程調整オプション(英語名:Pollarity)」の登場です。もちろんOnTime® を利用してるならご自身のスケジュールを画面で確認しながら参加希望日時を選択出来ます。もうご自身のスケジュールを仮予定で埋め尽くす必要はなくなりました。

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日程調整の簡単4つのステップ

1.参加者と希望日時を選択
会議招集と同じくメインビューで会議参加者を選択して左下にある「新規日程調整」をクリックすると日程調整画面が開きます。この画面でもメールアドレスやお名前で参加者を追加出来ます。あとは表示される全員の空き時間を見ながら開催候補日時を追加していきます。

2.回答期限などを指定して送信
会議名、詳細、回答期限などを入力したら後は「送信して保存」ボタンを押すだけ。そうそう社外に送信する際の表示言語の指定もお忘れなく。

3.回答を確認して日時を決定
皆さんからの回答が届き出すと日程調整画面で回答結果を確認出来ます。各候補日時の最下部には参加可能数の集計が表示されています。参加者と参加数を鑑みて最適な日時で「会議招集」ボタンを押しましょう。

4.あとはいつもの会議招集
するといつもの会議招集画面が日時、参加者、件名、詳細などが入力された状態で開きます。必要であれば「会議室検索」からその時間に空いている会議室も追加しましょう。ね、便利でしょ?

相談されるってどういう事?

リンク付き相談メールが届きます
主催者が日程調整画面で「送信して保存」すると相談先には回答画面へのリンク付きメールが届きます。リンクをクリックすると、OnTimeをご利用であればOnTimeの日程調整画面が、ご利用でないならご利用のブラウザで回答画面が開きます。

OnTime画面にも表示されます
OnTime画面を開いていれば、左下の「日程調整」タブに未回答の件数と共に情報が表示されます。クリックすることで日程調整画面が開きます。

希望日時を選択して回答送信
日程候補日時をクリックするとご自身の前後の予定が表示されます。無理のない候補日時であれば是非チェックボックスをチェックしましょう。複数の候補日にチェックすることも出来ます。後は「送信」をクリックするだけ。全候補日が厳しければ「調整不可と回答」をクリックしましょう。

なんと!社外の人にまで相談出来るんです!

ブラウザから希望日時を回答
営業の皆さん、お客様への訪問日時の調整に苦労していませんか?「日程調整オプション」の真骨頂はこれです。社内外の参加者全員に希望日時の相談が出来るんです。今までの日程調整のメールや電話の苦労がウソのようになくなりますよ。

スマフォからも回答出来ます
外出先からメールを見る人も増えてきましたよね。開催日時の返答は早ければ早いほど喜ばれます。ここはスマートフォンからサクサクっと返答しましょう。メールで返信するようにいちいち挨拶文や開催お礼の文面など考える必要はありません。

その他のリマインドメール

相談先への再通知メール
主催者は皆さんからの返答状況を確認して未回答の人達にはワンクリックで再通知メールを送ることが可能です。

主催者への前日の期限通知メール
主催者も忙しいんです。かといって大事な会議なのに会議招集を忘れては元も子もありません。設定した回答期限の24時間前にはOnTimeから主催者にリマインドメールが届きます。

主催者への全員回答の連絡メール
全員から回答があれば、回答期限を待つ必要はありません。OnTimeが全員から回答が来たと教えてくれます。さぁ会議を確定しましょう。

2017年8月末受注分まで初年度メンテナンス無料

 2017年8月末までに「日程調整」オプションをご発注頂いた全組織の皆さまに初年度メンテナンス無料キャンペーンを実施いたします。次回アニバーサリーデートまでの費用となりますのでお客様によって対象となる金額は変わります。詳細はご購入窓口まで。

※画面は開発中の画面です。製品では予告なく変更される場合もございます。

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