カレンダーアーカイブ with OnTime®

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スケジュールデータをアーカイブする必要性?

 OnTime OpenAPI活用ソフトウェア第二弾いよいよ登場です。名前を聞き慣れないのも無理はありません、OnTime Open API 無くして今まで実現出来なかったジャンルの製品なのですから。しかしこの製品はなんとユーザー様の各種ご要望を実現するために開発された製品です。

 世の中でメールアーカイブと言われている殆どの製品群がメールだけをアーカイブしてスケジュールデータはアーカイブしないことをご存じでしたか?(→詳細はページ後半でご説明します)。もちろんこのカレンダーアーカイブの一番の目的もスケジュールデータをアーカイブに圧縮移動して各人のメール&カレンダーのサイズ制限を有効に活用できるようにするのが目的です。

 しかし、カレンダーアーカイブはメールアーカイブのような長期保管庫の役割とは違った側面を持っています。ご存じのように巷に溢れる殆どのメールアーカイブの機能はメールを送受信した記録をとり必要に応じてリトリーブ出来るだけです。しかしカレンダーアーカイブは違います。その予定がいつ作成されたのか?いつ変更されたのか?いつ削除されたのか?を継続的に取得し続けるのです。

1.会議室やメンバーの予定の変更をアラートできます!

 カレンダーアーカイブが機能していると、管理者が指定した前後数日間を同じく指定したインターバルで毎回全スケジュールをアーカイブします。すると前回のアーカイブとの変化を下図のように容易に見つけることが出来ます。

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上図のように組織の様々な業務で必要とするアラートを通知することが出来るわけです。皆さんも知らない間に「勝手に予定が変わってた!」っていうトラブルに心当たりありませんか?カレンダーアーカイブで解決できるかも知れませんよ。

2.全員の予定の長期保存データから串刺し検索!

 もちろん長期間のスケジュールデータの圧縮保管もお手のものです。ある事案に関連する会議や行動記録を過去に遡って全社員のスケジュールからリストアップしたくても出来ない!管理者の皆さまはそんな歯がゆい思いを経験したことありませんか?出来ますよ、全員の長期データからの串刺し全文検索。

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もちろん管理者だけでなく一般ユーザーも活用頂けます。自分のメールボックスの容量制限で泣く泣く古いスケジュールを削除していた一般ユーザーも過去のスケジュール記録を参照することができます。そして必要ならリトリーブして自分のメールボックスに復活させることも、更に過去予定を元に新たに予定を作成することも出来ます。

ライセンスとメンテナンス&サポートとシステム要件について

ライセンスとメンテナンス及びサポートについては以下の通りです。

  • ライセンス費用は\1,000,000(税別)/500ライセンスまでとなります。
  • 501ライセンス以上の追加費用はご相談下さい。
  • メンテナンス費用は初年度からライセンス費用の20%が発生します。
  • 500ライセンスまでの場合メンテナンス費用は\200,000(税別)となります。
  • 別途OnTime Open APIバージョンへのグレードアップ費用が必要です。

システム概要については以下の通りです。

  • OnTime for IBM、OnTime for Microsoft の両対応です。
  • 言語は日本語と英語の二カ国語対応です。
  • カレンダーアーカイブはDomino 8.5.3以上で動作します。
  • Exchange 及び Office365の場合はIBM Mail Dual Entitlementが1ライセンス以上必要です。
  • OnTime for Microsoftの場合、同OS上にDomino及び本製品をインストール可能です。

「カレンダーアーカイブ with OnTime」は→株式会社エフが開発したOnTime Open APIを使用したパッケージ製品です。 →株式会社エフ/製品概要ページもご参照ください。。

カレンダーアーカイブ 資料

カレンダーアーカイブのフライヤー、マニュアルです。

なぜ今までカレンダーのアーカイブシステムが無かったのでしょうか?

1.メールデータのアーカイブシステムは花盛り!

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 カレンダーデータのアーカイブシステムは聞いたことがありませんがメールデータのアーカイブシステムは世に沢山存在します。理由は至極簡単です。メールは配信(ルーティング)処理が行われるので、必ず通過するゲートウェイをジャーナルポイントとしてフックすればシステムを構築しやすいのです。組織全員のメールデータベースを監視しなくても実現出来ます。

2.カレンダーのアーカイブシステムはどこで売ってるの?

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 通常カレンダーデータは各自のメールボックスに保存するだけなので左図のようなジャーナルポイントを設けることが出来ません。結果的に全スケジュールをアーカイブする場合は全社員のメールボックスからカレンダーデータを取得するしか方法がありませんでした。ユーザーが増えれば設定変更、サーバーが追加されれば追加のサーバーに接続、設定や運用だけでも相当面倒です。

3.カレンダーアーカイブ with OnTimeの登場!

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 そこでOnTime OpenAPIを利用したカレンダーデータのアーカイブシステムの登場です。OnTime OpenAPIはRESTによるシンプルな接続により組織のスケジュールデータの入出力を操作出来るOnTimeのオプションです。取得できるカレンダーデータにはタイトルや日時の他にも非公開フラグ、繰り返しフラグ、プレーンテキストによる本文データ、会議の場合は参加者や会議室情報などもアーカイブされます。