OnTime OpenAPIを利用したカレンダーアーカイブ

カレンダーデータも監査要求される?

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 昨今、長期のカレンダーデータを監査資料として要求されることが増えてきたようです。皆さんは組織の予定や会議の開催記録をどの様に保管管理していますか?

  • 数年間のスケジュールデータをメールデータベースに残している。
  • 社員が勝手に削除しないようにDominoのポリシー設定をしている。
  • サーバーで標準のメールアーカイブを利用して保管している。
  • 各人のPCにローカルレプリカを保存している。
 上記の方法でご満足されていますか?個別管理、データの肥大、レスポンスの低下、クラウド化の検討など、監査要求による古いカレンダーデータを保持するためだけに様々な問題を抱えることになります。

メールデータのアーカイブシステムは花盛り!

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 そこでサードパーティー製のアーカイブシステムの登場となります。しかしメールデータのアーカイブシステムは世に沢山存在しますがカレンダーデータのアーカイブシステムはあまり聞いたことがありません。理由は至極簡単な話です。メールは配信(ルーティング)処理が行われるので、必ず通過するゲートウェイをジャーナルポイントとしてフックすれば組織全員のメールデータベースを監視しなくてもシステムを構築しやすいのです。

カレンダーデータのアーカイブシステムはどこで売ってるの?

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 ではカレンダーデータはどうでしょう?通常カレンダーデータは各自のメールデータベースに保存するだけなので上記のようなジャーナルポイントを設けることが出来ません。結果的に全スケジュールをアーカイブする場合は全社員のメールデータベースをチェックしてカレンダーデータを取得するしか方法がありませんでした。ユーザーが増えれば設定変更、サーバーが追加されれば追加のサーバーに接続、設定や運用だけでも相当面倒になりそう。

カレンダーアーカイブ with OnTime OpenAPI

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 そこでOnTime OpenAPIを利用したカレンダーデータのアーカイブシステムの登場です。OnTime OpenAPIはRESTによるシンプルな接続により組織のスケジュールデータの入出力を操作出来るOnTimeのオプションです。このOpenAPIオプションを使用して開発されたカレンダーアーカイブシステムでは抽出したスケジュールデータを様々なストレージシステムに保管して活用できます。 取得できるカレンダーデータにはタイトルや日時の他にも非公開フラグ、繰り返しフラグ、プレーンテキストによる本文データ、会議の場合は参加者や会議室情報などもアーカイブされます。

カレンダーアーカイブ with OnTimeがあればこんなことが出来ます!

 メールデータベースにいつまでも古いデータを保持する必要がないのは前述の通りです。そして、その他にもこのカレンダーアーカイブを利用することで、

  • 既に退職したメンバーの行動記録の確認。
  • 特定日の全社員の行動を一覧で把握。
  • 全文検索による問題点のデータ抽出。
  • スナップショットによる予定変更・削除などのログの精査。
することが可能になります。これほどシンプルにスケジュールデータを長期保管出来るアプリケーションが今までありましたでしょうか?カスタマイズや機能詳細についてはお問い合わせください。

お問合せ先

株式会社エフ 担当:御代様(IBM CHAMPION 2017)
 TEL : 03-6453-9182 MAIL:
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